Pour investir plus en formation, dépensez mieux

Les services formation ne sont pas exempt d’économie et de réduction de coût de fonctionnement. Quelle méthode utiliser pour faire mieux avec autant ou moins ? Vous êtes responsable RH ou/et responsable formation ? Vous êtes à la recherche de conseil pour mieux acheter votre formation ? Ce qui suit peut vous intéresser. Mieux acheter de la formation ? Oui mais, comment ?

En appliquant quelques méthodes empruntées aux services achat des économies sont possibles.

I. Le référencement des Organismes de formation

Afin de faciliter les relations contractuelles, les commandes et les échanges avec les prestataires en formation, le référencement apparaît comme une solution.

Si vous ne disposez pas d’outil pour référencer les fournisseurs, vous pouvez utiliser un tableau excel qui vous permettra d’enregistrer les informations essentielles dont vous avez besoin pour identifier les prestataires. Parmi ces informations, vous pouvez enregistrer les coordonnées, les domaines d’intervention, les sommes dépensées, les tarifs et surtout les réductions octroyées par les organismes. Ces informations peuvent être directement intégrées au plan de formation ou être créées dans un tableau indépendant.

Une fois ce tableau établit, vous aurez une meilleure visibilité sur vos dépenses. Vous pourrez ainsi identifier vos principaux partenaires. Sur la base de ces indications, vous connaîtrez précisément les termes & les conditions d’intervention. Ce sont ces éléments qui vous donneront une plus grande marge de négociation.

II. La négociation

Lorsque vous avez identifié les prestataires avec lesquels vous travaillez régulièrement, vous pouvez rencontrer ces organismes de formation et envisager de nouvelles conditions d’intervention. Si vous travaillez de longue date avec ce prestataire, il peut être enclin à vous octroyer une réduction.stairs-918735_1920

Bien que la négociation apparaisse comme le moyen le plus évident de réaliser des économies, il existe d’autres leviers d’économie.

III. Les leviers de réduction

Les modalités pédagogiques

Intra VS Inter : Les solutions Inter entreprise permettent d’inscrire facilement un nombre limité de personne à une session de formation. Ceci dit, les sessions inter entreprise sont généralement plus chères que des modules Intra entreprise qui nécessitent, elles, un minimum de participant. Lorsque c’est possible, les responsables de formation peuvent regrouper les demandes individuelles de son entreprise, les mutualiser avec les autres besoins de formation du groupe et ainsi mettre en place une session en Intra entreprise. Cette méthode permet d’économiser en moyenne 40% de réduction pour une même formation.

Le Digital

L’offre digitale se développe chez la plupart des organismes de formation du marché. Les formations à distance, les formations mix ou blended, l’e-learning, les MOOC sont une solution intéressante dans une optique de réduction de coût.

Les sessions sont généralement moins chères et permettent de conserver une qualité pédagogique : Interaction, évaluation de l’acquisition des connaissances, des échanges avec les intervenants…

Les frais de déplacement, d’hébergement, les absences des salariés sont également diminuées et permettent une réduction importante des coûts.

Mutualisation

Lorsqu’une entreprise appartient à un groupe d’au moins deux structures, des synergies sont possibles.  En réunissant et en uniformisant les plans de formation de deux structures, il est possible de passer des commandes plus importantes auprès des prestataires et obtenir un effet de volume qui entraîne des réductions commerciales. Les besoins transversaux, comme le management, les langues, le développement commercial, la bureautique, sont généralement les plus simples à mutualiser.

L’appel d’offre

Le format de l’appel d’offre, induit que plusieurs organismes de formation sont sollicités pour répondre à un même besoin. Cette manière d’interroger le marché permet de challenger les prestataires et facilitent les négociations. Le recours à l’appel d’offre est plus chronophage mais s’inscrit dans une relation de moyens termes avec le prestataire retenu.

Les tendances d’achat de formation

Centre Inffo propose un éclairage sur les tendances d’achat de formation pour la période 2015-2016 :

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