L’Externalisation de la gestion de la formation

Externalisation de la gestion de la formation

Aujourd’hui, je vous propose de démystifier une activité en plein essor et en constant renouvellement, l’externalisation de la gestion de la formation.

Qu’est-ce que l’externalisation de la gestion de la formation ?

La gestion externalisée (ou outsourcing) consiste à confier à une société extérieure, la gestion de tout (ou une partie) du processus de formation de son entreprise. Lorsque l’on évoque l’externalisation de la formation, bien souvent, le process administratif apparaît comme le premier service proposé par un prestataire externe. Néanmoins, il existe de nombreux domaines externalisés : La gestion administrative, la gestion des achats, la gestion logistique… etc. Le périmètre d’intervention dépendant des besoins et de la culture d’entreprise. (Je vous conseille à ce propos l’article : L’externalisation est-elle intimement liée à la culture d’entreprise ?)

outsourcing

Pourquoi l’externalisation est-elle devenue une tendance de fond ?

  1. L’environnement juridique a complexifié la gestion de la formation pour les entreprises depuis la réforme de 2003. De nouvelles obligations de financement, de nouveaux dispositifs comme le CIF ou le DIF ont vu le jour. En 2009, une autre réforme complète la précédente et aujourd’hui en 2014, une troisième réforme voit le jour. L’environnement réglementaire évolue régulièrement et les  responsables RH – Formation ont l’obligation d’adapter leurs pratiques aux nouveaux dispositifs.  Le rôle du cabinet d’externalisation prend alors tout son sens : accompagner, guider et informer les entreprises dans la mise en œuvre des nouveautés réglementaires et des process de gestion de la formation.
  2. L’optimisation de gestion. Depuis 2008, les entreprises optimisent et réduisent les coûts de l’ensemble des services, la formation n’y fait pas exception. La gestion externalisée fait partie des solutions de réduction de coûts. L’effet d’expérience, l’expertise en droit et les process de gestion positionnent les cabinets d’externalisation comme une solution moins coûteuses. En externalisant la gestion de la formation, les économies réalisées peuvent atteindre 30% en comparaison à une organisation internalisée.

 

L’externalisation de la formation en pratique, en quoi cela consiste ?

Le prestataire va piloter les différentes missions confiées par le client. Dans le cas d’une gestion classique, les missions du prestataire sont articulées autour du calendrier formation :

  • Le recueil de besoin : Les managers et les responsables RH vont collecter les souhaits des salariés en matière de formation,
  • L’arbitrage des besoins : Les formations sont sélectionnées en fonction de la stratégie de l’entreprise.
  • Création du plan de formation prévisionnel et réalisé
  • Mise en oeuvre du plan de formation
  • Processus d’achat de formation
  • Déclaration 2483 (En 2015 :  A l’exception des entreprises de plus de 300 salariés)
  • Présentation du plan de l’année précédente et de l’année en cours au Comité d’Entreprise (nouveau dispositif de la réforme 2014)
  • Clôture du plan de formation de l’année en cours.

 

Quels sont les avantages de l’externalisation ?

Le premier des avantages de l’externalisation est bien entendu la réduction de coûts. Par le conseil RH – une gestion rationalisée et automatisée des Ressources Humaines, les cabinets d’externalisation proposent des services moins onéreux.

L’expertise et le conseil juridiques, permettent aux cabinets d’externalisation d’optimiser les plans de formation. En privilégiant certains dispositifs de formation, ils permettent de limiter les dépenses sans rogner sur la qualité ou la mise en œuvre des formations.

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